Цим документом, зокрема, передбачається здійснення обліку трудової діяльності працівників в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Інакше кажучи, Законом запроваджується так звана «електронна трудова книжка».

Зазначене нововведення, безумовно, є позитивним та доречним, оскільки воно дозволить осучаснити, автоматизувати та прискорити ряд процесів, що існують у системі загальнообов'язкового державного соціального страхування (спрощення доступу до інформації, необхідної для виплати лікарняних, можливість автоматичного призначення пенсії, зменшення ризику втрати інформації про трудову діяльність працівника тощо).

Одразу варто зазначити про те, що працівникам не потрібно вчиняти будь-яких дій щодо оформлення електронних трудових книжок. Вся інформація про трудову діяльність кожного працівника буде накопичуватися у відповідному реєстрі. Його ведення покладається на Пенсійний фонд України. Дані, необхідні для обліку трудової діяльності, Пенсійний фонд отримуватиме від податкових органів, органів статистики, зі звітності роботодавців та з інших джерел, передбачених законом.

У зв'язку з запровадженням ведення обліку інформації про трудову діяльність працівників в електронній формі постає питання про подальшу долю паперових трудових книжок. З цього приводу, перш за все, потрібно зазначити про те, що паперові трудові книжки не скасовують, а лише змінюють правила їхнього використання. Так, зокрема, Законом передбачено, що під час прийняття на роботу паперова трудова книжка працівником може не подаватися.

Якщо ж працівник приймається на роботу вперше, то трудова книжка, на його вимогу, оформляється роботодавцем в обов’язковому порядку не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу. Крім того, Законом вводиться правило відповідно до якого паперові трудові книжки мають зберігатися у працівників.

Однак, отримати свою трудову книжку працівник зможе лише після того коли інформація з неї буде передана до Пенсійного фонду України. Прикінцевими положеннями Закону передбачено, що така передача має бути здійснена протягом п'яти років з дня набрання ним чинності. Передачу відомостей про трудову діяльність зможе здійснити як працівник, так і роботодавець. Порядок такої передачі встановлено постановою правління Пенсійного фонду України № 11–1 від 12 березня 2021 року «Про затвердження Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно в електронній формі» (зареєстрована в Міністерстві юстиції України 16 червня 2021 року за № 802/36424).

Вказаною постановою, зокрема, передбачається, що інформація з трудових книжок буде надсилатися до Пенсійного фонду України через веб-портал електронних послуг у вигляді сканованих копій всіх сторінок трудової книжки з обов’язковим накладанням кваліфікованого електронного підпису.

Також постановою передбачені вимоги до сканованих копій трудових книжок (формат, розмір, роздільна здатність тощо). Тож перед направленням відомостей про трудову діяльність до пенсійного фонду бажано ознайомитися зі змістом постанови № 11–1.

Після завершення робіт з передачі до Пенсійного фонду відомостей, що містяться в паперових трудових книжках, наявні трудові книжки повинні бути видані працівникам особисто під підпис.

Якщо ж працівник, трудова книжка якого знаходилася в роботодавця, звільниться до закінчення п'ятирічного періоду, а відомості з неї не будуть передані до Пенсійного фонду України, то роботодавець у день звільнення буде зобов'язаний видати такому працівнику належно оформлену трудову книжку.

З аналізу положень Закону не вбачається, що власник або уповноважений ним орган зобов'язаний займатися передачею відомостей з трудових книжок працівників до Пенсійного фонду.

Займатися такими роботами – право, а не обов'язок роботодавця. Тому, якщо власник не поспішатиме надавати відомості до Пенсійного фонду України, або ж прямо заявить про те, що він не буде цим займатися, працівнику краще самостійно потурбуватися про здійснення такої передачі. В першу чергу це стосується осіб, вік яких наближається до пенсійного.

Проте, якщо з якихось причин відомості з трудової книжки працівника, який має намір вийти на пенсію, не будуть передані до Пенсійного фонду, такий працівник, за необхідності, зможе їх надати як в електронному, так і в паперовому вигляді.

Після повернення паперової трудової книжки працівнику, власник або уповноважений ним орган буде зобов'язаний, на вимогу працівника, вносити до трудової книжки, що зберігається в останнього, записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі. 

Оскільки трудова книжка буде зберігатися у працівника, роботодавець в день звільнення повинен видати працівнику лише копію наказу про звільнення (незалежно від підстав звільнення), а також провести з працівником остаточний розрахунок.

У разі затримки видачі копії наказу про звільнення з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Це основні нововведення щодо порядку обліку трудової діяльності працівників, які пов'язані з прийняттям Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».

У зв’язку з тривалим строком, що передбачений Законом для передачі інформації про трудову діяльність, як працівникам, так і роботодавцям рекомендую не поспішати з передачею відповідної інформації до Пенсійного фонду України.

Своєю чергою, раджу працівникам та інспекторам з кадрів перевірити повноту та правильність записів у трудових книжках, а в разі виявлення неточностей – забезпечити внесення відповідних виправлень. 

Також працівникам з метою належного отримання послуг у сфері загальнообов'язкового державного соціального страхування бажано вже зараз зайнятися отриманням кваліфікованих електронних підписів.